Ridurre i costi in gelateria: corso il gelatiere organizzato

Ridurre i costi in gelateria è l’obiettivo di moltissimi gelatieri; per raggiungerlo è necessario però scontrarsi con alcuni fattori problematici:

• il mantenimento della qualità: la riduzione dei costi può comportare la diminuzione della qualità del prodotto, e un danno al posizionamento della gelateria;
• la prospettiva: una riduzione dei costi in gelateria può migliorare la marginalità, ma se l’intervento non è strutturale e se danneggia il posizionamento, il risultato finale può essere una perdita di competitività nel medio o lungo periodo;
• un sano equilibrio tra vita professionale e vita personale: per ridurre i costi spesso il gelatiere tende a diminuire il ricorso al personale esterno, concentrando moltissime attività su di sé e precludendosi la possibilità di delegare. Questo a lungo andare lo impegna a passare quasi tutto il suo tempo sul lavoro, sottraendolo alla famiglia e al giusto riposo;
• la coesione e la stabilità del gruppo di lavoro: tutto il personale della gelateria, anche quello saltuario o stagionale, va adeguatamente formato e motivato; se per ridurre i costi si compiono scelte sbagliate su questo fronte, il risultato può essere l’esatto contrario, come accade ad esempio quando si investe nella formazione di un dipendente e questo lascia il lavoro prima che il gelatiere sia rientrato delle risorse e del tempo spesi per formarlo.

Questi fattori sono ancora più rilevanti se la gelateria in considerazione ha più di un punto vendita, o se il gelatiere sta pensando di aprire la sua seconda gelateria: in questi casi infatti aumenta la pressione per ottimizzare i costi, considerati gli investimenti necessari, e aumenta anche la tendenza del gelatiere ad accentrare su di sé tutte le attività, con conseguenze pesanti sull’equilibrio tra vita professionale e vita personale.

Ridurre i costi in gelateria: una questione di organizzazione.

Abbiamo parlato in modo concreto dei costi per aprire una gelateria; tuttavia quando si parla di ridurre i costi di una gelateria esistente c’è un punto fondamentale da considerare: in moltissime gelaterie, soprattutto in quelle che lavorano bene, tanto e producono un gelato di qualità, le giornate si susseguono come battaglie campali, passate sotto pressione a rincorrere contingenze ed emergenze. 

Molti gelatieri si riconosceranno in questa descrizione, ma forse non molti sapranno ammettere che tante contingenze e tante emergenze nascono proprio da una mancanza di pianificazione e organizzazione del lavoro.

La parte operativa di una gelateria è paragonabile al motore di un’autovettura: il motore è il cuore del veicolo, ed è a sua volta un insieme di componenti che devono lavorare tutti sincronizzati. È fondamentale che ci siano tutti i componenti, ma ancora di più il fatto che essi lavorino in sincronia. 

Quando in gelateria mancano sincronia e organizzazione, quando non si seguono le tecniche e le procedure corrette per una gestione efficiente ed efficace, nascono costi occulti e costi improduttivi.

Questi costi sono i primi a dover essere eliminati, perché non impattano direttamente sulla qualità del prodotto e sul posizionamento della gelateria, ma producono soltanto inefficienza.

Sono due categorie di costi per definizione difficili da identificare, e si possono ritrovare tranquillamente anche in gelaterie di successo.

• Costi occulti: costi che non sono immediati da percepire e da quantificare, ma impattano sul conto economico. Il costo occulto più rilevante può essere il costo dell’inefficienza: gestisco le mie attività in modo meno efficiente di quanto potrei (sostenendo quindi un costo in più rispetto ai miei competitors più efficienti), ma non sono in grado di accorgermene perché non sono a conoscenza dei metodi alternativi di gestione.
• Costi improduttivi: costi che non hanno un impatto diretto nel migliorare la marginalità o il posizionamento della gelateria. Valutarli è complesso, e lo diventa di più quando il gelatiere sceglie di occuparsi di tutto in prima persona: coinvolto anche nelle attività più operative, il gelatiere perde la percezione del quadro di insieme, e diventa difficile per lui capire bene se un costo ha un effetto positivo sui ricavi e sulla marginalità, o se si sostiene solo perché “si è sempre fatto così”.

A questi vanno aggiunti i costi “non monetari”, ovvero lo stress, il sacrificio, il tempo sottratto alla vita personale, che a lungo andare possono minare la determinazione del gelatiere, la sua passione, o addirittura la sua salute.

La risposta a questi costi e il metodo per ridurli è dunque prima di tutto l’organizzazione.

L’organizzazione in gelateria: il gelatiere organizzato è un gelatiere consapevole

L’organizzazione in gelateria consente al gelatiere di raggiungere:

• maggiore controllo sulla gestione, grazie all’adozione di una metodologia scientifica
  • capacità di identificare i costi occulti ed eliminarli
  • capacità di identificare i costi improduttivi ed eliminarli
• incremento della produttività, grazie alle ottimizzazioni nell’attività che migliorano l’uso del tempo
• miglioramento della qualità, grazie ad una visione d’insieme più ampia e a maggiori spazi di sperimentazione
• più tempo a disposizione per l’attività imprenditoriale e più tempo a disposizione per la vita personale, grazie alla razionalizzazione delle attività e all’utilizzo di un sistema di delega efficace
• miglioramento del rapporto con il personale, grazie ad un sistema di formazione più efficace ed efficiente, e alla possibilità di motivarlo e gestirlo più attentamente. Questo ha risvolti positivi nella fidelizzazione del personale, tema oggi particolarmente sentito
• riduzione dello stress grazie alla programmazione e all’adozione della delega

Questi sono esattamente i risultati che persegue il nuovo corso di Artigeniale “il Gelatiere Organizzato” , attraverso un approccio strettamente pratico, che nasce da due elementi fondamentali:

• l’esperienza che Artigeniale ha sviluppato in 25 anni di attività nella consulenza alle gelaterie, che ha prodotto un gran numero di casi di successo comprovati e dimostrabili; in questo lungo lasso di tempo, in Artigeniale abbiamo sviluppato una profonda consapevolezza rispetto alla realtà quotidiana dei gelatieri di successo, che abbiamo poi condensato una serie di best practices e di schemi operativi che garantiscono la possibilità di ottimizzare tutte le operazioni in gelateria
• lo studio e la conoscenza dei più efficaci sistemi di organizzazione aziendale, sviluppati dalla ricerca manageriale, che vengono adattati da Artigeniale in modo sartoriale al mondo delle gelaterie, grazie all’esperienza diretta e alla conoscenza sul campo delle necessità del gelatiere contemporaneo.

Il focus del corso il gelatiere organizzato è trasferire ai partecipanti le competenze per gestire la gelateria in modo “funzionale e sano”.

Il corso prevede uno spazio specifico dedicato alla gestione del personale, un tema che oggi mette sempre più sotto pressione molte attività, non da ultime le gelaterie. 

L’argomento dell’affidabilità e della fidelizzazione delle risorse tocca anche chi gestisca una piccola gelateria: le risorse umane sono difficili da reperire ed è difficile farle rimanere a lavorare in gelateria per un tempo che ripaghi le energie e l’investimento impiegati nella formazione. I giovani rappresentano la maggioranza di coloro che cercano lavori stagionali; il cambiamento demografico e generazionale mette gli imprenditori a confronto con l’approccio al lavoro della generazione Z (chi oggi ha dai 15 ai 25 anni), che è molto diverso rispetto a quello delle generazione X o dei Baby-Boomers: minore disponibilità a sacrificare gran parte della giornata e tutte le festività per il lavoro, maggiore sensibilità rispetto a un equilibrio più sostenibile tra vita personale e lavoro. Una tendenza, questa, che al di là delle valutazioni che se ne possono dare è oramai in atto da alcuni anni, e sta impattando e impatterà in modo sempre più rilevante anche nelle gelaterie. Acquisire strumenti per affrontare il fenomeno è sicuramente meglio che ignorarlo o limitarsi a sperare che sia passeggero.

L’organizzazione in gelateria: il dilemma della creatività

Molti gelatieri vivono il proprio mestiere come uno spazio creativo, nel quale l’ispirazione estemporanea fa da motore all’uso delle competenze.

È possibile che tra questi ci sia chi considera l’organizzazione in gelateria un sistema che “imbriglia” la creatività, limitando l’estrosità e l’intuizione attraverso l’introduzione di processi “meccanici” che assegnano un tempo preciso per fare ciascuna cosa.

In realtà, è vero l’esatto contrario: concentrazione, serenità e tempo a disposizione per dedicarsi alla ricerca e alla sperimentazione sono i migliori amici della creatività, laddove l’improvvisazione, o la continua interruzione per affrontare emergenze sono invece i suoi peggiori nemici. 

Avere il perfetto controllo della gelateria sia sotto l’aspetto gestionale che economico e finanziario, pianificare quando produrre, cosa produrre e quanto, sono condizioni che permettono di lavorare con maggiore serenità ed efficienza, stimolando una maggiore creatività.

I tempi da impiegare nella gestione della gelateria, e la complessità e la numerosità delle azioni da gestire e controllare sono aumentati rispetto al passato: in un mercato meno competitivo, con consumatori più omogenei e meno strutturati, chi gestiva una gelateria poteva permettersi di pensare e gestire la sola produzione; il resto si quasi si “gestiva autonomamente”, in una dinamica quasi fisiologica. Oggi invece anche chi gestisce una piccola gelateria è di fatto chiamato ad agire da imprenditore, confrontandosi con tutte le complessità del caso: al successo della gelateria concorrono una molteplicità di fattori multidisciplinari, non soltanto l’attività di produzione strettamente intesa e la qualità del gelato.

Il gelatiere organizzato è il corso per te se: 

• vuoi migliorare la struttura dei costi mantenendo la tua attuale qualità o migliorandola: i primi costi da ridurre sono quelli che non vedi;
• hai una gelateria o vuoi aprirne una: non è mai troppo presto per affrontare questi temi;
• hai una gelateria che funziona bene e stai pensando di aprire un secondo punto vendita: i punti vendita raddoppiano, ma la complessità aumenta in modo esponenziale. L’organizzazione è la risposta;
• hai già una gelateria con più punti vendita: i miglioramenti che puoi ottenere in questo caso sono i maggiori;
• hai dei collaboratori, soprattutto saltuari o stagionali: gestirli al meglio è un tema importante;
• desideri migliorare la qualità della tua vita personale e professionale: smetti di fare le notti al mantecatore e inizia a programmare;
• desideri avere la tua gelateria sotto controllo senza per forza doverla tenere sott’occhio: organizzazione, procedure, sistemi di programmazione e controllo arrivano là dove non arriva la presenza fisica.

Se appartieni ad una di queste categorie, o se desideri semplicemente avere maggiori informazioni, clicca sul link del corso.