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La gestione del personale in gelateria pone oggi questioni diverse da quelle di qualche anno fa; praticamente tutte le gelaterie, anche quelle piccole e a conduzione familiare, necessitano di dipendenti e collaboratori almeno nei mesi centrali della stagione. Trovare personale in gelateria è però meno semplice che in passato; inoltre il mondo del lavoro è molto cambiato negli ultimi decenni, per cui è necessario per i gelatieri modificare l’approccio alla selezione e alla motivazione dei dipendenti. Tutto questo senza dimenticare che il costo del personale in gelateria rimane una voce significativa nel bilancio dell’attività, che quindi va gestita con attenzione. Attraverso un approccio strutturato è possibile trasformare la gestione del personale da problema a risorsa competitiva: occorre aumentare le competenze manageriali del gelatiere in materia di personale, senza scordarsi di lavorare per incrementare il valore della produzione e la marginalità.

La gestione del personale in gelateria: perché è importante

La gestione del personale è diventata per molte gelaterie il problema più importante: oggi è più difficile trovare dipendenti che dieci anni fa, e il personale è diventato sempre più un elemento strategico della gelateria, non un fattore accessorio: in un mercato iper competitivo, il comportamento e la competenza dei collaboratori di vendita o di laboratorio sono fattori importanti che contribuiscono a formare nel consumatore la percezione di qualità e concorrono al posizionamento competitivo della gelateria.

Trovare il personale più adatto, formarlo, motivarlo e fidelizzarlo sono sfide che hanno un impatto diretto sul successo della gelateria.

I temi da affrontare nella gestione del personale in gelateria

Ci sono alcuni punti specifici della gestione del personale in gelateria che oggi sono diventati particolarmente problematici:

  1. Trovare personale per la gelateria
  2. Gestire la selezione dei candidati e il colloquio
  3. Formare il personale in gelateria
  4. Motivare il personale in gelateria
  5. Fidelizzare il personale in gelateria
  6. La questione degli orari e la flessibilità lavorativa

Analizziamoli tutti, proponendo per ciascuno delle soluzioni da adottare.

Gestione del personale in gelateria: come sviluppare un approccio efficace

Quasi tutti i problemi individuati nascono da cambiamenti “epocali” che non possono essere “combattuti”, ma vanno affrontati. Con quali mezzi? Con quelli di sempre: acquisizione di nuove competenze, applicazione di metodi di gestione moderni e dal taglio imprenditoriale, ma soprattutto ricerca di un cambio di prospettiva.

Trovare personale in gelateria

Problema: perché è impegnativo trovare personale

Molti gelatieri incontrano difficoltà nella gestione del personale già dalla prima fase: trovare personale per la loro gelateria. Ecco una lista delle cause più rilevanti di questo problema:

  • Demografia: tradizionalmente le fasce di età nelle quali si trovano i dipendenti per la gelateria sono quelle più giovani; oggi quelle fasce sono le meno popolose, a causa dell’invecchiamento generale della popolazione: banalmente, ci sono meno giovani.
  • Qualità della vita: le persone oggi, soprattutto i giovani, hanno un diverso approccio alla qualità della vita e sono meno disposte a fare lavori che lasciano minore spazio alla vita privata.
  • Prospettive economiche: quasi tutti cercano occupazioni che garantiscano una crescita economica a medio e lungo termine; oggi il lavoro in gelateria fornisce meno garanzie che in passato rispetto a questa esigenza.

Soluzione: trovare personale in gelateria con gli strumenti giusti

Se i giovani sono sempre meno, quelli che ci sono possono essere trovati più facilmente grazie alla loro propensione per l’uso degli strumenti digitali, anche in ambito di ricerca lavoro.

Esistono App, siti, social network e sistemi on line creati per far incontrare domanda e offerta di lavoro, e sono frequentati soprattutto da giovani.

Questi strumenti operano in tempo reale e dispongono di mezzi rapidi ed efficaci non solo per la ricerca ma anche per una prima analisi del personale, e consentono di strutturare meglio anche la fase di selezione.

È fondamentale conoscerne quanti più possibile imparare ad usarli al meglio.

Gestire la selezione e il colloquio

Problema: selezione e colloquio non sono attività da trascurare

Con il personale non è mai vero che “uno vale l’altro”, quindi la selezione e la valutazione tramite il colloquio sono un primo passo da non sbagliare.

Può capitare però che l’artigiano, che normalmente è più attento a temi produttivi o gestionali che all’argomento “risorse umane”, affronti il colloquio senza un’idea chiara e precisa del candidato che gli serve, o lo svolga in modo sbrigativo, generando problemi che si manifestano in seguito e possono essere difficili da risolvere.

Soluzione: più organizzazione, meno problemi

La selezione non va affrontata improvvisando, occorre organizzarsi e prepararsi.

Prima di iniziare la selezione, il gelatiere dovrebbe creare una lista dettagliata dei requisiti fondamentali del “dipendente ideale” per il ruolo in oggetto. La lista aiuta a concentrarsi sugli aspetti tecnici e attitudini della persona da selezionare, e anche a capire se serviranno interventi di formazione specifici per quella persona, una volta assunta.

La lista si può usare per rendere il colloquio più preciso, rapido ed efficace.

Il colloquio serve però anche, o forse soprattutto, a valutare gli aspetti psicologici della persona e le sue inclinazioni naturali. Questi fattori non possono essere alterati con la formazione, per cui vanno tenuti in grande considerazione: un candidato alla vendita non può mancare di predisposizione alle interazioni umane e al dialogo, di cordialità, solarità, accoglienza e proprietà di linguaggio; un candidato alle attività di laboratorio dovrebbe essere naturalmente portato alla precisione, all’ordine e alla pulizia.

Queste inclinazioni vanno verificate durante il colloquio, per essere certi di assumere personale con il corretto approccio al ruolo e la corretta struttura mentale per il lavoro.

Formazione del personale in gelateria

Problema: il paradosso della formazione in gelateria

La formazione del personale in gelateria presenta un paradosso: per formare adeguatamente una persona può servire molto tempo, ma spesso il rapporto di lavoro che si instaura con quella persona dura poco (pensiamo agli stagionali).

Si potrebbe pensare che il gioco non valga la candela, ma in realtà le gelaterie, soprattutto quelle che realizzano un prodotto eccellente, non possono fare a meno di personale di vendita in grado di trasmettere quell’eccellenza, né di personale di laboratorio capace di rispettarla; neanche per gli stagionali.

Soluzione: sostituire l’improvvisazione con il metodo

Molto spesso per gestire i tempi della formazione gli artigiani si affidano all’espediente del “guarda come faccio io e prova a fare lo stesso”.  Si tratta di una modalità inadatta alla struttura di pensiero delle nuove generazioni; se i Baby Boomers sono cresciuti con questo schema e la generazione X se l’è fatto andar bene, i millennials e soprattutto la generazione Z hanno approcci differenti: apprendono con più facilità l’aspetto concettuale e gestiscono quello operativo solo in seguito; senza riferimenti generali (meglio se scritti), faticano a misurarsi con il “guarda e impara”.

Questo può sembrare un problema, ma in realtà offre ottime opportunità, purché il gelatiere accetti un cambio di paradigma e adotti in gelateria un sistema di organizzazione funzionale.

Creare un sistema di organizzazione funzionale significa fondamentalmente costruire procedure scritte che definiscano chiaramente e nei dettagli le cose da fare per ogni attività aziendale.

A prima vista si può pensare che redigere procedure scritte possa far perdere tempo; in realtà, dopo lo sforzo iniziale, le procedure consentono di risparmiare tempo per la formazione e di ridurre gli errori.

I dipendenti di nuova generazione sono più a proprio agio se possono iniziare ad apprendere da manuali chiari e specifici, che indicano cosa fare e tolgono dubbi e incertezze. Questo approccio quindi può ridurre i tempi di formazione e ottimizzare costi e risultati.

Ci sono sicuramente delle obiezioni da parte dei gelatieri all’adozione di un’organizzazione funzionale. Le più frequenti sono:

  • una gelateria è una realtà troppo piccola per adottare un sistema organizzativo strutturato;
  • un sistema organizzativo comprime e penalizza la creatività dell’artigiano.

Entrambe sono obiezioni da sfatare:

  • un sistema organizzativo può essere studiato a misura di qualunque azienda, grande e piccola che sia. Bisogna iniziare da una mappatura delle attività, che va messa nero su bianco; un’azione non semplicissima, ma alla portata di ogni imprenditore che si impegni in prima persona nell’analisi della propria azienda, accettando di uscire dalla propria zona di comfort e di non seguire la strada del “ho sempre fatto così” e del “diversamente non si può fare”.
  • l’esistenza di un sistema organizzato libera l’artigiano dalla necessità di essere costantemente presente ovunque e di dover dare direttamente l’impulso al funzionamento di ogni attività; Le procedure aumentano la capacità di delegare ai dipendenti in maniera sicura, e rendono possibile concentrarsi sulla creazione senza rischiare di lasciare il resto al caso.

Motivare il personale in gelateria

Problema: la motivazione non è solo questione di denaro

Il rapporto con il lavoro è molto cambiato rispetto al passato: oggi accanto alla dimensione economica ci sono altri elementi da considerare, come la qualità dell’ambiente lavorativo, i rapporti tra le persone, l’equilibrio tra lavoro e vita personale. Occorre sviluppare un approccio diverso dal passato per includere questi elementi.

Soluzione: un esercizio di ascolto e di coerenza

La motivazione del personale richiede un approccio personalizzato, che tenga conto per ogni collaboratore delle sue specificità positive e delle sue criticità. Per svilupparlo si può partire da una serie di “regole” da tenere ben presente.

  • Comunicare sempre in modo chiaro, soprattutto sul tema degli obiettivi da raggiungere.
  • Mantenere trasparenza e coerenza nelle linee guida operative che devono essere
    • specifiche
    • oggettive
    • non discrezionali (nel senso che non devono cambiare a seconda del giorno o della situazione)

Questo contribuisce a creare un ambiente emotivamente sicuro in cui le persone possono indirizzare in modo efficiente i propri sforzi verso i risultati.

  • Garantire sempre il riconoscimento di un buon lavoro, mostrando apprezzamento per chi lo svolge
  • Supportare e incoraggiare sempre il dipendente nel percorso di acquisizione delle competenze
  • Garantire il confronto a tutti i livelli attraverso la possibilità di dissenso ragionato e motivato
  • Applicare la reciprocità: il titolare deve guidare con l’esempio, chi fa le regole è il primo a doverle applicare, e chi chiede un certo comportamento o atteggiamento è chiamato ad adottarlo per primo.
  • Ascoltare sempre attivamente: l’ascolto conduce alla comprensione delle esigenze, e la comprensione delle esigenze allo studio di condizioni più adeguate al dipendente che si vuole mantenere.
  • Creare un sistema chiaro e stabile di incentivi (anche economici), basato sulla capacità di ciascuno di creare valore per la gelateria

Fidelizzazione del personale in gelateria

Problema: gli equilibri sono cambiati

Il cambiamento della cultura del lavoro ha fatto quasi scomparire nei dipendenti l’idea che le necessità aziendali abbiano sempre e comunque la priorità. Questo vale soprattutto per i dipendenti più capaci, che possono scegliere più facilmente dove lavorare. Un buon imprenditore impara a confrontarsi con questo cambiamento.

Soluzione: cambiare l’approccio ai costi del personale

Orari, ferie, giorni di riposo e giorni lavorativi sono un elemento centrale per mantenere il dipendente nel lungo termine: l’azienda deve imparare a concordare la loro gestione con il personale, in modo da trovare un punto di incontro tra le reciproche esigenze.

Un buon metodo per farlo è smettere di calcolare il costo del personale per singola persona, e calcolarlo invece in base al costo del monte ore totale necessario al funzionamento della gelateria.

Una volta considerato il monte ore, si può decidere di distribuirlo su una persona in più (ad esempio, su tre dipendenti invece che due), in modo da creare turni e giorni di riposo che si concilino meglio con le esigenze personali, senza peraltro un’eccessiva incidenza sul conto economico della gelateria.

Con questo sistema si possono garantire riposi e ferie anche in piena stagione, o coprire casi di emergenze personali.

Creando giornate lavorative e turni di lavoro meno opprimenti si riduce la possibilità che i dipendenti scelgano di andarsene magari proprio in momenti di operatività più intensa; si riduce inoltre il turnover generale, abbassando i costi di selezione e aumentando la produttività media.

Tutto questo ha impatti positivi sui margini della gelateria, compensando eventuali incrementi di costo.

Orari e flessibilità lavorativa

Problema: cambia il rapporto con le ore lavorate

Se un tempo c’era più disponibilità verso gli straordinari o verso un lavoro che occupava anche i festivi, oggi il tempo libero a disposizione è un elemento fondamentale nel valutare un’opportunità lavorativa, anche e forse soprattutto se parliamo di personale giovane e stagionale. Il gelatiere più attento comprende la necessità di strutturarsi per garantire ai dipendenti flessibilità e spazi, senza farlo a danno dell’operatività generale sua e della gelateria.

Soluzione: riconoscere l’importanza dell’equilibrio vita/lavoro

Con quanto abbiamo detto risulta chiaro che se si propone a un giovane collaboratore di lavorare tutta l’estate, tutte le sere, tutti i sabati, tutte le domeniche, tutti i festivi, sarà molto difficile trattenerlo e farlo crescere.

Un sistema organizzativo che garantisce a tutti un riposo a rotazione e dei festivi liberi rende più facile mantenere i collaboratori migliori, ma anche più appetibile il lavoro in gelateria, e quindi più semplice trovare nuovi collaboratori.

Gestione del personale in gelateria: un cambio di mentalità

È molto probabile che una gran parte dei gelatieri che hanno letto questo articolo si sarà ritrovata a pensare “ma quanto mi costa una gestione del personale che tenga conto di tutti questi elementi?!”. Una domanda che non è certo fuori luogo, e che svela uno dei fattori più importanti per una gelateria oggi, ovvero la necessità imprescindibile di incrementare sia il valore della produzione che la marginalità.

L’incremento di valore della produzione e marginalità è un percorso articolato che tocca molti ambiti e molte tematiche, non solo quelle produttive. Diversi gelatieri però affrontano questo percorso concentrandosi solo sul laboratorio, quasi “rifugiandosi” nel lavoro intenso e nella gioia della creatività.

Il rischio in questo caso è di seguire troppo l’istinto, non applicare alcun metodo, e di finire per trascurare gli altri fattori dell’attività imprenditoriale (e a volte anche la propria vita privata).

Dare una logica e un’organizzazione a tutte le attività della gelateria, sia quelle direttamente produttive che le altre, è uno dei passaggi più importanti per aggiungere al talento dell’artigiano quelle competenze manageriali indispensabili per una gelateria di successo.

Questo è ciò che offriamo con il nostro nuovo corso “Il Gelatiere Organizzato”, che vuole fornire a ogni gelatiere la possibilità di mantenere alte performances operative pur consentendo di occuparsi anche della gestione strategica dell’azienda, e di ottenere anche un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.

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