Chi vuole aprire una gelateria dovrebbe confrontarsi subito con la domanda “cos’è un business plan per gelateria“, e chiedersi anche perché fare un business plan.

Il business plan rappresenta, quando correttamente associato con il business model, una mappa di navigazione indispensabile per la gelateria, necessaria a scoprire la sostenibilità dell’idea imprenditoriale, valutare il capitale necessario, identificare possibili falle e segnalare gli elementi da monitorare costantemente.

Nella pratica, il business model rappresenta la descrizione su carta dell’idea imprenditoriale (gli elementi differenziali e di valore, gli assunti sul contesto competitivo) mentre il business plan è un conto economico – finanziario previsionale. Business plan e business model vengono spesso assimilati, ma nella realtà sono due strumenti distinti e complementari: i numeri del business plan acquistano senso solo nel contesto disegnato dal business model, e sono realistici solo se il business model è solido e competitivo.

Il business plan serve perché una gelateria non è un giocattolo e oggi non può più essere un insieme di macchinari e arredi senza pianificazione e visione: è invece un’attività imprenditoriale basata sul gelato artigianale. Saper fare un buon gelato è condizione necessaria ma non più sufficiente al successo di un progetto d’azienda: occorre verificare la fattibilità del progetto stesso, indicare i punti di forza e la sostenibilità economica e finanziaria, come si farebbe per qualunque azienda grande o piccola. 

Definiamo adesso in dettaglio il business plan, e raccontiamo nel concreto quali sono le situazioni in cui esso diventa essenziale. 

Ma prima, un importante avvertimento: una volta fatto il business plan è fondamentale misurare giorno per giorno le attività della gelateria, per vedere se quanto previsto si sta avverando e valutare eventuali scostamenti, per i quali bisogna trovare soluzioni per tempo. Se non si guarda la mappa mentre si naviga aumenta il rischio di finire in secca. Oltre allo strumento di previsione, servono quindi strumenti di misurazione.

Cos’è un business plan per gelateria e come è composto

Per capire bene cos’è un business plan per gelateria si può guardare a come è composto. Il business plan si presenta come uno schema che può essere realizzato anche con un semplice foglio excel. È importante però capire che un business plan per gelateria in excel è solo il risultato finale. A monte ci sono la conoscenza e l’esperienza che portano a compilarlo correttamente.

Il prospetto del business plan per gelateria è composto da due parti fondamentali

  • La parte economica
  • La parte dei flussi di cassa

La composizione del business plan per gelateria: parte economica

La parte economica del business plan per gelateria presenta:

Il tipo di ragione sociale scelto per l’attività

La stima del capitale necessario, con l’indicazione di

  • Quanto del capitale necessario verrà dall’imprenditore o dagli imprenditori (capitale proprio)
  • Quanto del capitale necessario verrà da terzi come banche o finanziatori (capitale di terzi), con l’indicazione dei costi di acquisizione del capitale e del piano di ammortamento con cui verrà restituito

La stima dei ricavi che si ritiene di poter realizzare

Gli investimenti necessari

costi e la loro struttura dei costi. 

L’obiettivo primario del business plan è stabilire a che punto si raggiunge l’equilibrio economico (break even point), cioè a quale livello di ricavi bisogna arrivare per coprire tutti i costi, sia quelli fissi che quelli variabili.

Parlando di costi e ricavi, nei ricavi si trova la macro categoria: “vendite del prodotto” che poi può essere scomposta può essere scomposta per gelati e altri prodotti (semifreddi, snack gelato, e altri)

Nei costi di gestione le categorie principali sono

  • materie prime 
  • personale
  • costi di investimento (sia materiali che immateriali)
  • finanziamenti come mutui o prestiti di altro tipo
  • spese per promozione e marketing
  • spese generali (affitti, utenze, costi di trasporto, commercialista, assicurazioni e tutto ciò che serve per funzionare)

Queste categorie possono essere suddivise in altri modi, a seconda del modello di gelateria  cui si fa riferimento; è importante infatti che il business plan della gelateria rispecchi le caratteristiche del modello di gelateria scelto. Questo è il motivo per cui non esiste un business plan che vada bene per tutte le gelaterie: le previsioni devono essere adattate alle specificità del mercato e del modello di business. Per stendere un business plan servono competenza e capacità di giudizio, e non basta riempire un modello preconfezionato.

La parte economica del business plan di una gelateria va calcolata per singoli periodi (sei mesi o un anno). Il calcolo va effettuato su un arco temporale di almeno 3 o 5 anni; questo perché non è detto che l’equilibrio tra costi e ricavi si raggiunga subito: la cosa importante non è non andare mai “in rosso”, ma sapere che quel rosso si sostiene oggi per poter guadagnare domani. Il business plan serve a rendere chiaro tutto questo.

La composizione del business plan per gelateria: la parte finanziaria

La parte finanziaria del business plan serve a valutare le ipotesi sui flussi di cassa della gelateria.

I flussi di cassa sono l’andamento effettivo del denaro (liquidità) che entra ed esce dalla gelateria. Il calcolo dei flussi di cassa è molto importante per individuare i momenti in cui la gelateria produce denaro e quelli in cui invece per funzionare ha bisogno di iniezioni di moneta.

Calcolare i flussi di cassa è un lavoro complesso che richiede esperienza, anche perché ci sono flussi semplici da ripartire e altri più complessi.

Ad esempio per ipotizzare il flusso previsionale delle entrate da ricavi occorre studiare e comprendere bene il mercato geografico di riferimento; la cosa non è facile, ma se ci si riesce ripartire i flussi di ricavo nel business plan non è molto complicato. Quando invece si devono distribuire le uscite dei pagamenti ai fornitori, identificare i flussi è più complesso: bisogna tenere conto delle dilazioni di pagamento concesse, che possono essere diverse da fornitore a fornitore, creando così flussi che si accavallano. Se si vogliono fare ipotesi sensate e mantenere il controllo sull’andamento finanziario della gelateria, questi flussi vanno identificati con chiarezza e suddivisi per competenza.

In un’attività tendenzialmente stagionale come la gelateria le previsioni finanziarie sono molto importanti richiedono esperienza, perché nei flussi di cassa del business plan si nascondono molte insidie: molti aspiranti gelatieri “cadono” proprio sulla differenza tra equilibrio costi/ricavi e flussi di cassa; una gelateria può funzionare benissimo (sulla carta) come rapporto costi/ricavi, ma avere flussi di cassa squilibrati. Ad esempio: in dati momenti l’attività imprenditoriale può richiedere che venga immesso del denaro nelle casse (per pagare fornitori, dipendenti, mutui) ma in quel momento il denaro non sia disponibile, perché non si è messo da parte nei periodi di maggiori entrate. in questo caso la gelateria può rischiare di chiudere anche se sulla carta produce utile. 

Un esempio evidente di questa dinamica è quello dell’anticipazione dell IVA: in questa dinamica costi e ricavi da un lato e flussi finanziari dall’altro si muovono in modo completamente diverso. L’IVA infatti ai fini economici non rappresenta un costo, ma ai fini finanziari rappresenta comunque un’uscita, dato che il gelatiere deve anticiparla e quindi pagarla subito.

Un buon business plan per gelateria serve anche a identificare queste situazioni, aiutando il gelatiere a comprendere quando deve accantonare riserve di denaro e quando invece può spendere.

Perché fare un business plan per la gelateria

Se dalle risposte a “cos’è un business plan per gelateria” non fosse già chiaro perché farlo, ecco 3 motivi fondamentali per cui servirsi di questo strumento, sia quando si sta per aprire una gelateria che per un’attività imprenditoriale già avviata; ci sono molti altri motivi per fare un business plan per la gelateria, ma questi sono i più immediati. Uno è legato all’investimento proprio, uno all’acquisizione di capitale da altri, e il terzo alle esigenze della gestione:

  • Una gelateria è un investimento, e all’imprenditore serve sapere se può funzionare e produrre reddito (almeno sulla carta); Il business plan risponde a domande come “mi basta la cifra che voglio investire nella gelateria?” “dovrò trovare delle fonti di finanziamento? Se si, quanto mi serve?” “quanto è rischiosa la mia idea imprenditoriale, data la situazione di mercato?”
  • Se è necessario coinvolgere un finanziatoreil business plan diventa un documento indispensabile: i finanziatori lo usano per farsi un’idea del funzionamento della gelateria. Questo vale anche per le banche, che danno importanza al business plan per accordare finanziamenti alla gelateria. Normalmente le banche chiedono di conoscere anche il business model, non solo il business plan, per dare un contesto di riferimento ai numeri 
  • Al gelatiere serve una traccia su cui misurare le attività mentre si svolgono: gestire un’azienda significa guardare una situazione che si dipana mano a mano che le cose succedono. Per capire se stanno andando per il verso giusto bisogna avere un termine di paragone, e il business plan fornisce esattamente questo.

Consigli sul business plan della gelateria.

Il business plan della gelateria è un documento previsionale e si basa su ipotesi. Non è scritto nella roccia ma dipende dal verificarsi delle ipotesi; se accadono eventi che non erano considerati nel previsionale, si deve tornare al business plan e aggiornarlo con le nuove informazioni. In sostanza il business plan è una mappa “mobile”, che si può adattare al cambiamento del territorio per mostrare la via migliore.

Per questo chi redige un business plan per Gelateria dovrebbe avere (almeno) 3 competenze di base

  • Conoscere il modello di business, e capire quanto incidono i diversi tipi di costo in base al modello di Gelateria scelto
  • Disporre delle competenze tecniche per la realizzazione del business plan (costi, ammortamenti, detrazioni, fiscalità, IVA Etc.)
  • Conoscere i criteri con cui determinare i ricavi presunti 

Per quanto detto, il business plan andrebbe fatto con l’aiuto di un professionista del settore, e non basta scaricare un foglio excel e provare a compilarlo: serve la conoscenza del mercato con cui si possono comprendere i diversi eventi e prefigurare correttamente dove porteranno; serve l’esperienza di chi ha già visto abbastanza casi per poter formulare ipotesi credibili.

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