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Stiamo tutti vivendo giorni difficili e faticosi è inutile negarlo; una situazione certamente inaspettata questa, nella quale i beni più preziosi, la vita e la salute, assumono priorità diversa nella nostra scala delle preoccupazioni e ci spingono ad una nuova consapevolezza. In alcuni momenti lo sconforto può impedirci di vedere la luce in fondo al tunnel, ma come per altre volte, potremmo alzare la testa e uscirne insieme più forti di prima; si, perché è nella prova che ognuno di noi si fortifica e dà il meglio di sé.

Anche noi ci siamo chiesti come poter essere d’aiuto al settore, al di là del supporto individuale che forniamo ai nostri clienti sulla base delle loro diverse scelte e delle loro richieste. Ci è sembrato che un altro contributo efficace potesse venire dall’esperienza che abbiamo accumulato, e dal nostro approccio professionale, che si fonda sempre sullo sviluppare una visione a breve, medio e (mai come in questa situazione necessaria) lungo termine delle situazioni. Oggi vogliamo mettere questo approccio a disposizione di tutti i gelatieri che stanno lottando.

Certo, non abbiamo la presunzione di dare soluzioni facili a problemi complessi, o di avere qualche bacchetta magica: la situazione eccezionale rende difficile per chiunque dare pareri o fare previsioni; però ci sono cose che è essenziale fare sempre nella gestione di una crisi, che sia grande o piccola, ciclica o (come in questo caso) straordinaria. Con queste cose ci siamo confrontati per anni, e metterle qui, a disposizione di tutti, ci pare il modo migliore per stare vicini a questo mondo che amiamo, per restituirgli qualcosa di tutto ciò che ci ha dato in 30 anni di lavoro.

Proponiamo quindi una serie di 4 articoli, di cui questo sarà il primo, nei quali esporremo consigli pratici per affrontare il momento e, si spera, superarlo, contenendone per quanto possibile le ripercussioni. In essi troverete il nostro punto di vista, qualche dato che viene da ricerche e analisi dirette condotte da noi stessi nel tempo, e in particolare nelle ultime settimane, e anche idee concrete su come operare. Nei prossimi articoli toccheremo questi temi

  • I ricavi passano dal delivery? Pro, contro, condizioni per il successo e importanza del brand nella consegna a domicilio.
  • Digital Strategy ai tempi della crisi: gestire l’emergenza
  • Riflessioni per un domani difficile da decifrare

In questo primo articolo, invece, vogliamo dare consigli concreti su come gestire l’emergenza presente: un piccolo “manuale di sopravvivenza” che aumenti le probabilità di un gelatiere di superare la crisi contenendo le conseguenze sfavorevoli.

Partiamo da un consiglio di carattere generale ed “emotivo”, dato che il sangue freddo è la componente essenziale per gestire i momenti difficili.

Vedremo poi le 3 cose da fare subito per mettere in sicurezza la propria gelateria.

L’approccio generale: usare al meglio il nostro tempo

Il tempo in questo momento può fare paura: per un artigiano sempre impegnato, trovarsi all’improvviso ad avere tempo libero può essere spiazzante… è però una risorsa preziosa, che non va sprecata.

Dedicatevi innanzitutto a gestire tutto ciò che in condizioni normali avreste lasciato indietro: sistemate documentazioni e incartamenti, effettuate (nel rispetto dei provvedimenti di restrizione) le manutenzioni che avete rimandato, mettete a posto aspetti e situazioni che aveste fin qui trascurato; fare ordine è un’attività terapeutica, libera la mente e aiuta a pensare meglio.

Cercate di staccate la spina anche per un brevissimo momento, concedendovi del tempo da dedicare unicamente a voi: vi aiuterà ad uscire dalla routine e a vedere aspetti dei problemi che prima avevate trascurato. Ricordate che una visione a medio-lungo termine, in questa situazione, è condizione necessaria.

Infine dedicatevi alla vostra formazione, documentatevi, scegliete pubblicazioni su argomenti nei quali sentite di essere più carenti; vi state chiedendo se partire con il servizio a domicilio? Informatevi senza farvi condizionare in un modo o nell’altro. Qualche idea sui temi da approfondire? Ce ne sono molti: il digitale, la politica dei prezzi, il delivery, l’organizzazione, la delega; Tutto questo vi permetterà di ripartire poi con maggiore competenza, e vi servirà per fare valutazioni e scelte oculate nel dopo emergenza.

Entrando nel merito di ciò che c’è da fare nel brevissimo periodo, e che riguarda 3 fattori fondamentali:

  1. La situazione finanziaria
  2. La gestione dei costi fissi
  3. La gestione dei fornitori

Questi sono i primi tre tasselli da rimettere in ordine per ricostruire il puzzle ed essere in grado di ragionare anche a medio termine. Cercate di agire lucidamente e rapidamente, perché il domani si costruisce oggi e parte da qui.

Le 3 priorità: perché sono importanti

Perché abbiamo scelto proprio questi 3 fondamentali per un “manuale di sopravvivenza”? Sappiamo che questa crisi non ha precedenti e soprattutto non mostra previsioni attendibili; anche per questo non abbiamo la presunzione di avere ricette magiche: molto dipenderà dalla sua durata, che nessuno al momento sembra poter ipotizzare. Tuttavia abbiamo imparato che il meglio da fare in una situazione imprevedibile è cercare di darsi quanto più tempo possibile, per essere ancora in piedi quando le cose cambieranno. Questi 3 fattori sono il “sistema nervoso centrale” di un’impresa, e quindi anche di una  gelateria; fintanto che essi sono in qualche modo al sicuro la gelateria può sempre ricominciare a vivere.

  1. La situazione finanziaria: è fondamentale gestirla perché la cassa (i soldi) sono “l’ossigeno” dell’impresa: liquidità, pagamenti, credito, possibilità di azione. Il momento temporale in cui si è verificata l’emergenza (febbraio, marzo e aprile… in uscita dall’inverno) per le dinamiche stagionali della gelateria, è quello in cui la liquidità è ai livelli minimi rispetto a tutti i 12 mesi dell’anno. Questo amplifica le difficoltà nel disporre di cassa per molte gelaterie, con le linee di credito spesso già impegnate per far fronte ai costi della bassa stagione.
  2. I costi fissi: si tratta della spina dorsale dell’azienda. Alcuni costi si sono fermati da soli, ma diversi altri rimangono “accesi” e per questi vanno cercate tutte le soluzioni possibili: la spina dorsale deve potersi piegare, mantenendosi però integra.

Ci sono costi fissi più complicati e costi fissi “governabili”, cioè che possono essere gestiti. Questi ultimi possiamo raggrupparli in due macro cluster:

  1. I costi per la sede: affitto, energia elettrica, servizi vari, commercialista, che vanno gestiti per garantire continuità
  2. I dipendenti fissi (questi, solo per chi si avvale di personale). Nel caso di gelaterie strutturate, i dipendenti non stagionali sono il capitale di know how relazionale dell’azienda, e vanno salvaguardati al meglio possibile
  3. La gestione dei fornitori, soprattutto per quanto riguarda i pagamenti: la rete di fornitura è parte dell’identità stessa della gelateria e ne determina diversi tratti caratteristici, per questo è bene fare il possibile per mantenerla.

Per ogni uno di questi fattori vi proponiamo una serie di consigli pratici

Gestire la crisi: consigli per la situazione finanziaria

La situazione finanziaria va accuratamente pianificata; obiettivo: dare più tempo possibile alla struttura prima che sopraggiungano situazioni di sofferenza o insolvenza. Ecco un rapido vademecum

Iniziate dalla cassa disponibile: misurate tutta la vostra liquidità al momento, considerando anche eventuali entrate certe nei prossimi 90 giorni.

Subito dopo va fatta una valutazione sensata delle uscite: considerate l’ipotesi di riprendere la regolare attività dal mese di giugno 2020, quindi con 90 giorni di sospensione della attività (marzo, aprile, maggio).  

Considerate la vostra situazione di flussi di cassa (entrate e uscite) con ricavi stimati sui 4 mesi giungo, luglio, agosto, settembre e i flussi finanziari del periodo ottobre 2020 – marzo 2021. Mettete quindi in fila tutti i pagamenti che sapete di dover fare, indipendentemente dalla loro natura e dai beneficiari.

Mettete a confronto questi due numeri, sottraendo il secondo dal primo: in questo modo capirete qual è il vostro fabbisogno di cassa per affrontare una sospensione di 90 giorni dell’attività e per arrivare marzo 2021 con un conto economico previsionale.

Se non siete molto abili con i numeri, vi suggeriamo di farvi aiutare dal vostro commercialista.

A questo punto, si pone il problema di coprire questo fabbisogno; Ci sono diverse azioni che si possono compiere, e ci sono dei lati positivi; mentre scriviamo questo articolo (27 marzo 2020):

  • Vengono “bloccati” fino al 30 settembre 2020 per le attività danneggiate dall’epidemia di Coronavirus (Covid-19) i rimborsi per le linee di credito in conto corrente, i finanziamenti per anticipi su titoli di credito, le scadenze di prestiti a breve e le rate di prestiti e canoni in scadenza.
  • È possibile richiedere anche la sospensione del pagamento dei canoni di Leasing (ai sensi della medesima norma). Questo significa congelare questa tipologia di uscite per 6 mesi.
  • Per quanto riguarda gli istituti di credito, va detto che in questo momento il costo del denaro è basso, per cui, se è necessario, vale la pena approfittarne: se avete bisogno di incrementare la cassa, cercate di trovare un finanziamento che vi consenta di coprire il rimanente fabbisogno necessario, dilazionando le uscite in modo più conveniente e spostando in là l’orizzonte finanziario. Ad esempio, un finanziamento in 48 mesi può ridurre di molto le uscite in questo periodo, e l’asse temporale del finanziamento stesso vi consentirà di rimborsarlo con rate di importo basso. Oggi esistono diverse tipologie di finanziamento a medio termine, valutate quella più funzionale alla vostra situazione. Ad esempio, potreste strutturare il finanziamento con rate di importo maggior nei mesi da maggio a settembre e rate di importi più bassi nel periodo da ottobre ad aprile; oppure potreste scegliere di versare la sola quota di interessi per i primi sei mesi, rimborsando la quota capitale del finanziamento solo successivamente. Vi consigliamo di muovervi contemporaneamente con più istituti di credito, in modo da valutare più offerte, non solo sotto il profilo economico ma soprattutto di flessibilità dello strumento stesso. Il tutto ha come obiettivo affrontare la mancanza o la riduzione di incassi di questi 90 giorni e garantire a parità di cassa disponibile la sopravvivenza dell’azienda per più tempo.

In questo modo vi sarete dati almeno 90 giorni, che sono un buon margine; se poi il sistema si dovesse rimettere prima, sarà meglio per tutti e voi avrete agito in ottica prudenziale.

Gestire la crisi: consigli per la gestione dei costi fissi

I costi fissi possono essere una preoccupazione, dato che si manifestano indipendentemente dal fatto che si lavori o no. Ci sono però strumenti attraverso i quali alleggerire il loro peso sulla struttura. Vediamo come operare per i più importanti fattori di costo fisso

  • Dipendenti: la Cassa Integrazione Straordinaria è prevista, in questa situazione, per tutte le categorie e per un totale di 9 settimane. La misura garantisce ai dipendenti circa l’80% del reddito, senza gravare sull’azienda. Si tratta di 60 giorni di calendario, un tempo sufficiente a capire con più chiarezza come evolverà la situazione.
  • Affitto: il panorama normativo su questo punto è in continua revisione. I più recenti DPCM prevedono per le attività commerciali un credito d’imposta per il mese di marzo 2020, pari al 60 % del canone d’affitto. Nel momento in cui scriviamo è allo studio l’estensione di questa misura anche per il mese di aprile. Il consiglio è di mantenersi costantemente informati attraverso il vostro commercialista e i vostri consulenti. In ogni caso vi suggeriamo di attivarvi per chiedere alla proprietà una proroga dell’affitto per questi 3 mesi, rimettendo in coda gli stessi nei mesi maggio, giungo e luglio 2021, dove verosimilmente avrete più liquidità. Vi suggeriamo anche di non spostare queste scadenze ad ottobre, perché il problema non è risolto ma rinviato.
  • Mutuo: alla data odierna come già detto è possibile chiedere la sospensione dei mutui fino a settembre, qui il primo suggerimento è di attivarvi immediatamente per farlo.

Gestire la crisi: consigli per la gestione dei fornitori

Il tema della fornitura è un tema delicato, che vi sarà più agevole gestire se fin qui siete sempre stati precisi e puntuali nei pagamenti; vi sarà infatti più facile, almeno a livello relazionale, concordare dilazioni con i vostri fornitori.

Qualunque sia la situazione, però, il nostro consiglio è: parlate, condividete, accordatevi con i fornitori.

Evitate nel modo più assoluto di mandare insolute ri.ba o scadenze bancarie senza avvertire con congruo anticipo, magari sentendovi giustificati dalla chiusura forzata che state subendo: in questo caso infatti il fornitore si trova non solo ad affrontare il danno del mancato incasso, ma anche il problema di insoluti bancari che peggiorano il suo rapporto con gli istituti di credito; il tutto in una situazione in cui anche i vostri fornitori hanno gli stessi vostri problemi, e devono cercare soluzioni quanto voi.

Se proprio non riuscite a far fronte alle scadenze, cercate almeno di condividere la situazione con ciascun fornitore e di concordare dei piani di dilazione: mantenere buoni rapporti è vitale per garantirvi l’accesso a materiali e servizi al momento della ripartenza e, dove possibile, anche migliori condizioni di credito alla riapertura del mercato; in caso contrario potreste essere considerati poco affidabili e ritrovarvi proprio in fase di ripresa a dover affrontare uscite importanti a causa di condizioni di pagamento più restrittive, perché non dimentichiamo che tutte le aziende saranno finanziariamente in tensione, chi più, chi meno.

Cosa fare dopo aver gestito le 3 priorità

Avete fatto tutto? Speriamo che i nostri consigli vi siano stati d’aiuto, ma soprattutto speriamo di aver sbagliato clamorosamente per eccesso le ipotesi sul periodo di chiusura delle attività commerciali, e che i 90 giorni siano in realtà molto meno. Se come ci auspichiamo così fosse, significa che tutto assume una complessità più contenuta.  

Ora potete ributtarvi nella mischia: certo, non potete tornare dietro al bancone, ma potete continuare a documentarvi, leggere, puntare a comprendere meglio il mercato; potete osservare come si muovono gli altri gelatieri, cercare di capire chi fa meglio e come ci riesca. E non dimenticate che nel pianificare il ritorno avete nuove possibilità: siate creativi, pensate in modo non convenzionale, e immaginate gli stimoli che vorrete dare ai vostri clienti alla riapertura; sarà il modo migliore di essere pronti.

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